Hallitusblogisarjassa hallituslaiset kertovat kokemuksistaan HAMKOn hallituksessa ja mitä kaikkea on päässyt tekemään.
HAMKO tuottaa opiskelijoille erilaisia tapahtumia ympäri vuoden. Mitä kaikkea tapahtuman suunnittelu ja toteutus vaatii? Mitä tapahtumien kulisseissa tapahtuu? Blogisarjan toisessa osassa vuoden 2023 tapahtumavastaavat Meeri ja Silja kertovat roolistaan hallituksen tapahtumavastaavina.
Keitä olette ja missä opiskelette?
”Mä oon Meeri Järvi ja toimin tällä hetkellä HAMKOn hallituksen varapuheenjohtajana, tapahtumavastaavana sekä liikuntavastaavana. Opiskelen kolmatta vuotta sosionomiksi Hämeenlinnassa.”
”Mä oon Silja Lähti ja toimin tänä vuonna HAMKOn hallituksen viestintä- ja tapahtumavastaavana. Opiskelen nyt neljättä vuotta kestävää kehitystä Forssan kampuksella.”
Miten päädyitte HAMKOn hallitukseen?
Meeri: ”Olin ekana opiskeluvuotena HAMKOn edustajistossa ja sieltä sitten kiinnostuin lähteen hallitukseen. Toimin myös toisena opiskeluvuotenani tuutorina. Tiesin jo alusta asti, että haluan hallituksessa tapahtumavastaavaksi, koska mulla oli ihan sikana ideoita erilaisiin tapahtumiin ja ehkä tulevaisuudessa haluun työskennellä tapahtumien parissa jotenkin. HAMKOn hallituksen meininki näytti myös niin hauskalta ja haluan saada mahdollisimman paljon irti opiskeluvuosista, ja hallitus on siihen oikea paikka.”
Silja: ”Päädyin järjestöhommiin monen mutkan kautta ns. ”vahingossa”. Ensimmäisenä opiskeluvuonna mut rekryttiin FAMKOn (Forssan Ammattikorkeakouluopiskelijat ry) hallituksen tapahtumavastaavaksi ja HAMKOn edustajiston jäseneksi vuodelle 2021. Samana vuonna ryhdyin myös tuutoriksi. Jatkoin FAMKOn hallituksen varapuheenjohtajana v. 2022 ja tämän jälkeen aattelin jo eläköityä näistä hommista, mutta kummasti se järjestötoimintaan hurahtanut pää ajautui vielä HAMKOn hallitukseen edustajiston järjestäytymiskokouksen kautta. Ikuisesti kiitollinen tälle henkilölle, joka mut ajautti tälle polulle ensimmäisenä opiskeluvuotena <3 ”, iloitsee SIlja
Mitä tapahtumavastaava tekee?
Opiskelijakunnan näkyvimpiä osa-alueita ovat tapahtumat ja tapahtumavastaava hääräilee jokaisen tapahtuman kulisseissa suunnitellen ja organisoiden niitä.
”Meille tärkeää on, että HAMKO tarjoaisi mahdollisimman monipuolisia tapahtumia ja erilaiset opiskelijat eri kampuksiltakin pystyisivät osallistumaan tapahtumiin”, kertovat Meeri ja Silja.
Tapahtumavastaava vastaa tapahtuman suunnittelusta, organisoinnista ja toteutuksesta. Tapahtumavastaava suunnittelee tapahtuman mahdollisimman yksityiskohtaisesti. Lisäksi yhteensovitetaan aikatauluja, kuten esiintyjien, tekniikan, ihmisten tai vaikkapa tilavarausten. Tapahtumien tekemisessä on yllättävän paljon organisointia ja logistiikkaa, kuten rastitarvikkeiden hankintaa ja paikalleen hoitamista, tapahtumaa tekevien työvuorojen suunnittelua, ja esiintymistilojen hoitamista tapahtumakuntoon yhteistyössä tapahtumapaikan kanssa.
Tapahtumavastaavalla on hyvinkin vapaat kädet suunnittelussa, kunhan ideat pysyvät opiskelijakunnan budjetin rajoissa. Tänä keväänä esim. luotiin HAMKOlle täysin uusi tapahtumakonsepti, HALI – Hamsu Liikkuu. Tapahtuma lähti Meerin ideasta, kun hallitus päätti korvata aiempina vuosina tapahtuneen Kilometrihamstrauksen uudella konseptilla.
Toimiiko tapahtumavastaava yksin?
Tapahtumavastaavien ei tarvitse toteuttaa tapahtumia ihan yksin. Koko hallitus osallistuu yleensä tapahtumien järjestämiseen, mutta tapahtumavastaavan tulee olla perillä siitä, mitä kukakin tekee ja mitä tehtäviä tapahtumasta on vielä tekemättä. Tapahtumavastaava toimii niin sanotusti tapahtuman delegoijana, päättävänä elimenä, kun työtehtäviä jaetaan ja tapahtumaa lähdetään toteuttamaan.
”Me ollaan keväällä saatu rekrytoida itsellemme tapahtumatiimi avuksi tapahtumien suunnitteluun. Meillä on nyt kasassa huipputiimi, joka koostuu meistä sekä kolmesta tapahtumatiimin jäsenestä. Tapahtumatiimin jäsenet ovat HAMKin opiskelijoita”, kertovat Meeri ja Silja.
He jatkavat: ”Meillä on ollut tämän vuoden ajan hyvä työnjako tapahtumien kanssa. Meeri on meillä projektien pääjehu ja Silja hyörinyt tapahtumien äärellä Meerin oikeana kätenä tehden samalla tapahtumien viestintää.
Hallitustyöskentely on siis joustavaa puuhaa, sillä uusi hallitus sopii pelisäännöt ja toimintatavat vuosittain itselleen sopiviksi. Jokaiselle määrätty vastuualue ei rajoita työskentelyä, vaan kaikki voivat halutessaan tehdä, vaikka ja mitä. Omien haaveiden ja ideoiden ääneen sanominen on enemmän kuin suositeltavaa.
Mikä hallitustyössä ja tapahtumavastaavan roolissa on siisteintä?
”Tietty yhdessä tekemisen meininki ja se, että pääsee näin opiskelijana tapahtumien kulisseihin ja vaikuttamaan siihen, mitä tapahtumia meillä järjestetään. Tässä myös oppii ihan valtavan määrän työelämässäkin tärkeitä taitoja ja saa hyvän kuvan siitä, mitä kaikkea tapahtumatuotanto pitää sisällään. Tapahtumien järjestämisestä näkyy opiskelijoille ihan murto-osa ulospäin. Tässä hommassa kuulee ensimmäisten joukossa kaikki suunnitelmat, mikä on ihan sairaan siistiä! Loppuvuodesta käynnistellään taas yhteistyössä Hämeenlinnan tradenomiopiskelijat HÄTÄ ry:n ja Hämeenlinnan insinööriopiskelijat HIOP ry:n kanssa Hämeenlinnan Approjen suunnittelua vuodelle 2024.
Lisäksi yksi parhaimpia asioita minkä hallitusvuosi on meille antanut, on meidän välille muodostunut ystävyys! Yhdessä ollaan taisteltu vastoinkäymisten läpi, juhlittu voittoja ja aina on voinut luottaa siihen, että toinen on ollut tukena ja apuna”, iloitsevat Meeri ja Silja.
Loppuun he lähettävät terveisiä kaikille: ”Hallitustyön kautta pääsee tutustumaan ihan huimiin ihmisiin kumppaniyhdistysten ja muiden opiskelijakuntien kautta ja näin saamaan uusia kavereita ympäri Suomen! <3 Voidaan siis lämpimästi suositella hallitukseen hakemista. Opiskelijakuntatoimintaan mukaan lähteminen on ollut meille molemmille parhaimpia päätöksiä opiskeluaikana.”