Yleistä:
Henkilötietoja käsiteltäessä tietokoneille ja järjestelmiin kirjaudutaan henkilökohtaisilla tunnuksilla. Lisäksi tietokoneiden virustentorjunta pidetään ajan tasalla.
Henkilötietoja käsittelevät opiskelijakunnan työntekijät ja luottamushenkilöt sekä opiskelijakunnan toimeksiannosta ja lukuun toimivien yhdistysten työntekijät ja luottamushenkilöt on perehdytetty GDPR:n tuomiin muutoksiin ja henkilötietoja käsittelevien henkilöiden kanssa on tehty kirjallinen sopimus henkilötietojen käsittelystä.
Jäsenrekisteri
Jäsenrekisteri on ulkopuolisen yrityksen hoitama palvelu, jonka palvelimet ovat Suomessa. Jäsenrekisteristä on integraatiot HAMKin tietojärjestelmiin. Jäsen antaa itse tietonsa, jotka tarkistetaan ja päivitetään HAMKin tietojärjestelmistä. Jäsenrekisteriin on jokaisella käyttäjällä henkilökohtaiset käyttäjätunnukset. Käyttäjätunnukset ovat vain niillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työssään. Palvelun tarjoavan yrityksen kanssa on päivitetty GDPR:n mukainen sopimuksen tietosuojaliite. Eronneet jäsenet poistetaan jäsenrekisteristä välittömästi eron jälkeen. Jäsenmaksun maksamatta jättäneet entiset jäsenet poistetaan rekisteristä, kun valmistuvat HAMKista tai eivät enää ole HAMKin opiskelijoita.
Jäsenrekisteristä ei luovuteta tietoja EU ja ETA alueen ulkopuolelle. Jäsenrekisteristä voidaan luovuttaa tietoja markkinointitarkoituksiin EU ja ETA alueelle niiden jäsenten osalta, jotka ovat sallineet tietojen luovutuksen. Mikäli jäsen jättää kyseisen kohdan liittymislomakkeelta täyttämättä, tulkitaan tällöin, ettei lupaa ole annettu. Suurin osa liittymisistä tapahtuu salatun sähköisen lomakkeen kautta. Mahdollisesti saapuvat paperiset liittymislomakkeet tuhotaan tietosuojajätteen mukana sen jälkeen, kun jäsenen tiedot on syötetty jäsenrekisteriin.
Tapahtumailmoittautumiset, kerhorekisterit
Opiskelijakunnan alaisten kerhojen rekisterit (jäsenrekisterit ja tapahtumailmoittautumiset) ovat opiskelijakunnan sisäisessä pilvipalvelussa, joiden käyttäjäoikeuksista huolehtii opiskelijakunta.
Opiskelijakunnan sähköpostilla toimitettava kuukausitiedote
Kuukausitiedote toimitetaan kaikille HAMKin opiskelijoille, niin opiskelijakunnan jäsenille kuin muillekin opiskelijoille. Kuukausitiedote toimitetaan HAMKin hallinnoiman postituslistan kautta, johon tiedot tulevat HAMK järjestelmästä. Tiedotteen tarkoitus on sekä yhdistyslain mukainen jäsenyyssuhteen ylläpito ja hoito sekä ammattikorkeakoululain mukainen tehtävä valmistaa opiskelijoita aktiiviseen, valveutuneeseen ja kriittiseen kansalaisuuteen.
Sähköpostilistat
Opiskelijakunnalla on muutamia sähköpostilistoja. Postituslistoilta poistuu automaattisesti osoitteet, mikäli ko. osoitteesta ihmistä ei tavoiteta muutaman yrityksen jälkeen (osoite ei ole voimassa tai postilaatikko on täynnä). Postituslistoilta poistetaan osoitteet, jos ko. henkilö niin pyytää poislukien mikäli sähköpostilistalla olo perustuu mm. edustajiston jäsenyyteen tai muuhun toimeen jonka takia opiskelijakunnan on välttämätöntä tavoittaa listalla olevat henkilöt.
Survival kittien lainaajat
Sähköiset lomakkeet Survival Kitin tilauksesta säilytetään opiskelijakunnan sisäisessä pilvipalvelussa, kunnes Survival Kit palvelu on maksettu. Tämän jälkeen lomaketiedot anonymisoidaan arkistointia varten ja lasku/maksu Kitistä jää kirjanpidon liitteeksi/kuitiksi. Tietoja ei luovuteta eteenpäin.
Opiskelijakortit ja opiskelijakorttien tilaukset/hankinta
Muoviset sirulliset opiskelijakortit tilataan keskitetysti suomalaiselta kortin valmistajalta. Tilaus tapahtuu jäsenrekisteristä.
Edustajistovaaleihin liittyvä henkilötietojen käsittely
Edustajistovaaleihin ehdolle lähtevät jäsenet antavat ehdolle asettuessaan opiskelijakunnalle oikeuden julkaista ehdokaslistat, ehdokkaan kuvat, muut vaaleissa oleelliset tiedot sekä vaalin tulokset julkisesti. Kaikki julkaistava tieto tuloksia lukuunottamatta saadaan ehdokkaalta itseltään.
Yhteistyökumppaneiden tietojen käsittely
Opiskelijakunnalla on yhteistyökumppanirekisteri sisäisessä pilvipalvelussa. Siellä olevia tietoja säilytetään yhteystyön ajan. Rekisteriin on pääsy niillä opiskelijakunnan henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja hoitaakseen yhteistyökumppanuuksia. Tietojen käyttötarkoitus on yhteistyön ylläpito.
Muu henkilötietojen käsittely
- Talous- ja palkkahallinnon järjestelmänä käytetään Netvisoria. Siinä henkilötietojen käsittely perustuu mm. kirjanpitolakiin. Järjestelmässä käytetään vahvaa tunnistautumista ja järjestelmään on käyttäjäoikeudet vain niillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työhönsä. Palvelun tarjoavan yrityksen kanssa on päivitetty GDPR:n mukainen sopimuksen tietosuojaliite.
- Palkanlaskentaa ja kirjanpitoa hoitaa ulkopuolinen yritys. Palvelun tarjoavan yrityksen kanssa on päivitetty GDPR:n mukainen sopimuksen tietosuojaliite.
Tietosuojan valvonta ja siihen liittyvät toimenpiteet
Noudatamme PDCA -mallia (Plan-Do-Check-Act). Kaikessa toiminnassa suunnitellaan ensin tietosuojan kannalta turvallinen malli, jossa on sopimukset kunnossa. Kun järjestelmät ovat käytössä, valvotaan ja seurataan mahdollisia tietosuojan poikkeamia. Havaituista poikkeamista pidetään rekisteriä ja tarvittaessa tiedotetaan niitä, ketä poikkeama koskee. Mikäli poikkeama on sellainen, että siitä täytyy ilmoittaa myös viranomaiselle, niin ilmoitus tehdään mahdollisimman nopeasti. Myös ongelmat pyritään korjaamaan mahdollisimman nopeasti siten, että mahdolliset uudet ongelmat pyritään välttämään.
Tämän tiedoston käsittely
Tämä tiedosto on julkisesti nähtävissä hamko.fi -sivustolla 22.5.2018 jälkeen, kun se on hallituksen kokouksessa hyväksytty. Tiedoston muuttamiseen ei tarvita hallituksen kokouksen päätöstä. Tiedostoa päivitettäessä tiedoston loppuun lisätään lokitieto, jossa kerrotaan kolme viimeisintä muutosta, muutoksen päivämäärä sekä muutoksen perustelut.
Tietosuojavastaava
Tietosuojavastaavana toimii toiminnanjohtaja Aleksi Kurvi
tietosuojavastaava@hamko.fi, +358 44 722 1000
Tiedoston päivitykset / lokitiedosto
14.5.2019 – Päivitetty tietosuojavastaavan yhteystiedot
9.4.2020 – Poistettu maininta webropolin käytöstä tietojen keräämisessä.